ระบบสารสนเทศ

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสารสนเทศ ข้อมูล (Data)หมายถึง ข้อเท็จจริงที่ได้ ยังไม่ผ่านการประมวลผลใด ๆ มาก่อน เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอย่างยิ่งต่อองค์กรใด ๆ เพื่อนำมาใช้ในการสร้างสารสนเทศที่ต้องการ สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข่าวสารที่ได้จากการนำข้อมูลดิบ (raw data) มาคำนวณทางสถิติหรือประมวลผลอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งข่าวสารที่ได้นั้นจะมีอยู่ในรูปที่สามารถนำไปใช้งานได้ทันที สารสนเทศที่มีคุณภาพ ควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้ • ทันต่อเวลาเมื่อต้องการเรียกใช้ • อยู่ในรูปแบบที่ดูง่าย และสื่อความหมาย • มีประโยชน์และตรงตามความต้องการของผู้ใช้ • มีความถูกต้องเชื่อถือได้ • คุ้มค่าแก่การนำไปใช้ เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) หมายถึง กระบวนการต่าง ๆ และระบบงานที่ช่วยให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ โดยหมายรวมถึง เครื่องมือ อุปกรณ์ต่าง ๆ ตลอดจนกระบวนการในการนำอุปกรณ์และเครื่องมือนั้น ๆ มาใช้งานเพื่อรวบรวม จัดเก็บ ประมวลผล และแสดงผลลัพธ์เป็นสารสนเทศในรูปแบบต่าง ๆ ที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ต่อไป ในปัจจุบันโลกแห่งเทคโนโลยีสารสนเทศไม่ได้จำกัดอยู่ในวงแคบอีกต่อไป ชีวิตประจำวันของเราเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีอยู่เสมอ ตัวอย่างของงานปัจจุบันที่อาศัยสารสนเทศได้แก่ • ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) • การประมวลผลแบบออนไลน์ (Online Data processing) • ระบบสารสนเทศ (Information System) • อินเทอร์เน็ต (Internet) & อินทราเน็ต (Internet) • เทคโนโลยีสื่อประสม (Multimedia) • ระบบการเรียนการสอนทางไกล (Distance Learning) • Mobile Computing
ระบบสารสนเทศ
ในปัจจุบันระบบสารสนเทศมีความสำคัญและความจำเป็นอย่างยิ่ง ในการดำเนินงานของหน่วยงานต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น หน่วยงานรัฐบาลหรือเอกชน โดยอาศัยกระบวนข้อมูลข่าวสารที่มีอยู่ กระบวนที่ทำให้เกิดสารสนเทศนี้เรียกว่า การประมวลผลสารสนเทศ (Information Technology) และเรียกวิธีการประมวลผลสารสนเทศด้วยเครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ นี้ว่า เทคโนโลยีสารสนเทศ เทคโนโลยีสารสนเทศ มากจากคำ 2 คำ นั่นคือ เทคโนโลยี และ สารสนเทศเทคโนโลยี หมายถึง การนำเอาความรู้ทางด้านวิทยาศาสตร์มาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้ว การประมวลผลที่ว่านี้ เช่น การวิเคราะห์ การจัดลำดับ การเรียงข้อมูล เป็นต้น

เป้าหมายของระบบสารสนเทศ
เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน (Increase Work Efficiency ) องค์กรสามารถนำระบบสารสนเทศมาช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายใต้สภาวะที่มีกำลังคนและกำลังการผลิตที่เท่าเดิม แต่ปริมารงานที่ทำมีมากขึ้น การนำระบบสารสนเทศมาใช้จะช่วยทำให้ทำงานสะดวก รวดเร็ว และมีความถูกต้องมากขึ้น
เพิ่มผลิตให้แกองค์กร (Increase Productivity ) ตัวอย่างเช่นมีการนำระบบควบคุมการผลิตมาใช้ ทำให้องค์กรสามารถผลิตสินค้าหรือบริการได้มากขึ้นทเพียงพอต่อความต้องการของตลาดเป็นต้น
เพิ่มคุณภาพในการบริการลูกค้า (Increase service Quality ) ระบบสารสนเทศถูกนำมาใช้พัฒนาการให้บริการลูกค้า เพื่อเพิ่มความพึงพอใจในการใช้บริการของลูกค้า เช่น ระบบสอบถามและจองตั๋วเครื่องบินผ่านอินเตอร์เน็ต โดยที่ไม่ต้องเดินทางมาเอง เป็นต้น
เพิ่มความได้เปรียบในการแข่งขัน (Increase Competitive Advantage ) ข้อมูลนับว่ามีความสำคัญมาก ในทางธุรกิจ ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องมีการบริหารจัดการข้อมูลที่ดี เพื่อนำเอาข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ในการสนับสนุนการตัดสินใจ เพื่อ นำมาพัฒนา ปรับปรุงองค์กร

ประโยชน์ที่ได้จากระบบสารสนเทศaaaaaชีวิตความเป็นอยู่ในปัจจุบันเกี่ยวข้องกับสารสนเทศต่าง ๆ มากมาย การอยู่รวมเป็นสังคมของมนุษย์ทำให้ต้องสื่อสารถึงกัน ต้องติดต่อและทำงานหลายสิ่งหลายอย่างร่วมกันสมองของเราต้องจดจำสิ่งต่าง ๆ ไว้มากมาย ต้องจดจำรายชื่อผู้ที่เราเกี่ยวข้องด้วย จดจำข้อมูลต่าง ๆ ไว้เพื่อใช้ประโยขน์ในภายหลัง สังคมจึงต้องการความเป็นระบบที่มีรูปแบบชัดเจน เช่น การกำหนดเลขบ้าน ชื่อถนน อำเภอ จังหวัด ทำให้สามารถติดต่อส่งจดหมายถึงกันได้ เลขบ้านเป็นสารสนเทศอย่างหนึ่งที่ใช้งานกันอยู่aaaaaเพื่อให้สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับมนุษย์เป็นระบบมากขึ้น จึงมีการจัดการสารสนเทศเหล่านั้นในลักษณะเชิงระบบ เช่น ระบบทะเบียนราษฎร์ มีการใช้แลขประจำตัวประชาชน ซึ่งเป็นเลขรหัส 13 ตัว แต่ละตัวจะมีควาหมายเพื่อใช้ในการตรวจสอบ เช่น แบ่งตามประเภท ตามถิ่นที่อยู่ การเข้ารับการตรวจรักษาในโรงพยาบาลก็ต้องมีการลงทะเบียน การสร้างเวชระเบียน ระบบเสียภาษีก็มีการสร้างรหัสประจำตัวผู้เสียภาษี นอกจากนี้มีการจดทะเบียนรถยนต์ ทะเบียนการค้า ทะเบียนโรงงาน ฯลฯ
aaaaaการใช้สารสนเทศเกี่ยวข้องกับทุกคน การเรียนรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศจึงมีความจำเป็น ปัจจุบันเราใช้จ่ายเงินซื้อสินค้าด้วยบัตรเครดิต เบิกเงินด้วยบัตรเอทีเอ็ม การโอนย้ายข้อมูลในลักษณะอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวข้องกับเรามากขึ้นaaaaaเทคโนโลยีสารสนเทศจึงเป็นเทคโนโลยีแห่งศตวรรษนี้ ที่ใช้ในการจัดเก็บรวบรวมข้อมูล ข้อมูลจำนวนมากได้รับการบันทึกไว้ในรูปแบบที่ให้เครื่องจักรอ่านได้ เช่น อยู่ในแถบบันทึก แผ่นบันทึก แผ่นซีดีรอม ดังจะเห็นเอกสารหรือหนังสือ หรือสารานุกรมบรรจุในแผ่นซีดีรอม หนังสือทั้งตู้อาจเก็บในแผ่นซีดีรอมเพียงแผ่นเดียว
รูปที่ 1.09 แผ่นซีดีรอม แผ่นบันทึก
aaaaaการสื่อสารข้อมูลที่เห็นเด่นชัดขณะนี้ และกำลังมีบทบาทมากอย่างหนึ่ง คือ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งคือการส่งข้อความถึงกันโดยส่งผ่านคอมพิวเตอร์ กล่าวคือ ผู้ใช้นั่งอยู่หน้าจอภาพ พิมพ์ข้อความเป็นจดหมายหรือเอกสาร พิมพ์เลขที่อยู่ของไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ของผู้รับและส่งผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ผู้รับก็สามารถเปิดคอมพิวเตอร์ของผู้รับ เพื่อค้นหาจดหมายได้และสามารถตอบโต้กลับได้ทันที
aaaaaเทคโนโลยีสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับชีวิตประจำวันเป็นสิ่งที่ต้องเรียนรู้ เป็นเรื่องที่รวมไปถึงการรวบรวม การจัดเก็บข้อมูลการจัดการข้อมูลและประมวลผลข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บ ต้องมีการตรวจสอบเพื่อความถูกต้อง จัดรูปแบบเพื่อให้อยู่ในรูปแบบที่ประมวลผลได้ เช่น การเก็บนามบัตรของเพื่อนหรือบุคคลที่มีการติดต่อซึ่งมีจำนวนมาก เราอาจหากล่องพลาสติกมาใส่นามบัตร มีการจัดเรียงนามบัตรตามอักษรของชื่อ สร้างดัชนีการเรียกค้นเพื่อให้หยิบค้นได้ง่าย เมื่อไมโครคอมพิวเตอร์เข้ามามีบทบาทมาก ทำให้มีการเปลี่ยนรูปแบบของการจัดเก็บในลักษณะบัตรมาเป็นการจัดเก็บข้อมูลไว้ในแผ่นบันทึก โดยมีระบบการจัดเก็บและประมวลผลลักษณะเดียวกับที่กล่าว เมื่อต้องการเพิ่มเติมปรับปรุงข้อมูลหรือเรียกค้นก็นำแบบบันทึกนั้นมาใส่ในไมโครคอมพิวเตอร์ทำการเรียกค้น แล้วแสดงผลบนจอภาพหรือพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์
รูปที่ 1.11 การใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์แอกเซสเก็บข้อมูล
aaaaaการจัดการข้อมูลด้วยไมโครคอมพิวเตอร์ทำได้สะดวก ไมโครคอมพิวเตอร์จึงเป็นที่นิยมสำหรับการจัดการข้อมูลในยุคปัจจุบัน ขณะเดียวกันไมโครคอมพิวเตอร์ก็มีราคาลดลงและมีขีดความสามารถเพิ่มขึ้น จึงเชื่อแน่ว่าบทบาทของการจัดการข้อมูลในชีวิตประจำวันจะเพิ่มมากขึ้นต่อไป aaaaaโครงสร้างและรูปแบบของข้อมูลที่ประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ เป็นโครงสร้างที่จะต้องมีรูปแบบชัดเจนและแน่นอน การจัดการข้อมูลจึงต้องมีข้อตกลงเฉพาะ เช่น การกำหนดรหัสเพื่อใช้ในการแยกแยะข้อมูล รหัสจึงมีความสำคัญ เพราะคอมพิวเตอร์สามารถแยกแยะข้อมูลด้วยรหัสได้ง่าย ลองนึกดูว่าหากมีข้อมูลจำนวนมากแล้วให้คอมพิวเตอร์ค้นหาโดยค้นหาตั้งแต่หน้าแรกเป็นต้นไป การดำเนินการเช่นนี้ กว่าจะค้นพบอาจไม่ทันต่อความต้องการ การดำเนินการเกี่ยวกับข้อมูลจึงต้องมีการกำหนดเลขรหัส เช่น รหัสประจำตัวประชาชน รหัสเลขทะเบียนคนไข้ รหัสทะเบียนรถยนต์ ทะเบียนใบขับขี่ เป็นต้น การจัดการในลักษณะนี้จึงต้องมีการสร้างระบบเพื่อความเหมาะสมกับการทำงานของคอมพิวเตอร์เป็นสำคัญ
รูปที่ 1.12 โครงสร้างและรูปแบบของข้อมูลที่ใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์แอกเซส
aaaaaข้อเด่นของการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ นอกจากเรื่องความเร็วและความแม่นยำแล้วยังเป็นเรื่องของการคัดลอกและแจกจ่ายข้อมูลไปยังผู้ใช้ได้สะดวก ข้อมูลที่เก็บในรูปแบบสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์สามารถเปลี่ยนถ่ายระหว่างตัวกลางได้ง่าย เช่น การสำเนาระหว่างแผ่นบันทึกข้อมูลสามารถทำเสร็จได้ในเวลาไม่นานaaaaaด้วยความก้าวหน้าและเปลี่ยนแปลงโครงสร้างสังคมในยุคของสารสนเทศ การปรับตัวของสังคมจึงต้องเกิดขึ้น ประเทศที่เจริญแล้วประชากรส่วนใหญ่จะอยู่กับเครื่องจักรเครื่องมือต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสารสนเทศมีเครือข่ายการให้บริการใหม่ ๆ เพิ่มขึ้นหลายอย่าง ขณะที่เราอยู่บ้าน อาจใช้โทรทัศน์ติดต่อเข้าระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต (internet ) เพื่อขอเรียกดูราคาสินค้า ขอดูข่าวเกี่ยวกับดินฟ้าอากาศ ข่าวความเคลื่อนไหวเกี่ยวกับการเมือง อัตราแลกเปลี่ยนเงินตรา นอกจากนี้ยังมีระบบการสั่งซื้อของผ่านทางเครือข่ายคอมพิวเตอร์ แม่บ้านใช้คอมพิวเตอร์ส่วนตัวที่บ้านต่อเชื่อมผ่านเครือข่ายสายโทรศัพท์ไปยังห้างสรรพสินค้า เพื่อเปิดดูรายการสินค้าและราคา แม่บ้านสามารถสั่งซื้อได้เมื่อต้องการ
รูปที่ 1.13 การใช้สารสนเทศบนเครือข่าย
aaaaaบทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศที่กำลังเปลี่ยนแปลงสังคมนี้เอง ผลักดันให้เราต้องศึกษาหาความรู้เพื่อปรับตัวให้เข้ากับสังคมได้ กระทรวงศึกษาธิการได้เพิ่มเติมหลักสูตรเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์เข้าไปในหลักสูตรมัธยมศึกษาหลายรายวิชา โดยมุ่งเน้นให้เยาวชนของชาติได้มีโอกาสเรียนรู้เทคโนโลยีเหล่านี้ หากไม่หาทางปรับตัวเข้ากับเทคโนโลยีและเรียนรู้ให้เข้าใจ เพื่อให้มีการพัฒนาสังคมไทยได้อย่างเหมาะสม เราจะตกเป็นทาสของเทคโนโลยี เราจะเป็นเพียงผู้ใช้ที่ต้องเสียเงินตราให้ต่างประเทศอีกมากมาย
ความหมายของระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศ (Information System ) หมายถึง ระบบที่มีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการรวบรวม จัดเก็บ หรือจัดการกับข้อมูลข่าวสารเพื่อให้ข้อมุลนั้นกลายเป็นสารสนเทศที่ดี สามารถนำไปใช้ในการประกอบการตัดสินใจได้ในเวลาอันรวดเร็วและถูกต้อง


1. คำนิยาม Supply Chain
Supply Chain หรือ “โซ่อุปทาน” ในภาษาไทย เป็นคำศัพท์ที่กำลังได้รับความนิยมในทุกภาคธุรกิจการค้าและอุตสาหกรรม แต่ ณ ปัจจุบันกลับยังไม่มีการให้คำนิยามที่ชัดเจนหรือเป็นการเฉพาะที่เป็นที่เข้าใจโดยทั่วกัน ทำให้ความรู้และความเข้าใจในเรื่องของโซ่อุปทานยังไม่มีความชัดเจน คำนิยามที่มีใช้กันอยู่นั้นก็มีหลากหลาย ที่สำคัญและเป็นที่นิยมนำมาใช้อ้างอิง ได้แก่
1.1 คำนิยามของ Mentzer (บิดาแห่ง Supply Chain)
Mentzer ได้แบ่ง Supply Chain ออกเป็น 3 ระดับ คือ Basic/Direct Supply Chain , Extended Supply Chain และ Ultimate Supply Chain ดังรายละเอียด
ระดับที่ 1 : Basic/Direct Supply Chain
ซึ่งประกอบด้วยกลุ่มของบริษัท 3 บริษัท หรือมากกว่าที่มีความเกี่ยวข้องกันตั้งแต่ต้นทาง (ผู้ผลิต) ไปจนถึงปลายทาง (ลูกค้า) ทั้งในส่วนของการส่งผ่านของสินค้า บริการ การเงิน และข้อมูลทางการค้า
Supplier
Focal Firm
Customer



ระดับที่ 2 : Extended Supply Chain
จะเป็นการขยาย Basic Supply Chain ให้กว้างออกไปอีกหนึ่งระดับ โดยจะมีการเพิ่มคนกลางทั้งในส่วนของผู้ผลิตและส่วนของลูกค้าขึ้นมา ซึ่งเมื่อระบบโซ่อุปทานมีสมาชิกเพิ่มมากขึ้นดังเช่นในระดับที่สองนี้ การบริหารจัดการโซ่อุปทานก็จะมีความยุ่งยากและซับซ้อนมากขึ้น เนื่องจากการไหลของข้อมูลทางการค้า (Information flow) จะต้องใช้เวลานานขึ้นในการส่งผ่านจากลูกค้า (Tier 2) ไปยังผู้ผลิต (Tier 2) และข้อมูลบางส่วนก็อาจเกิดการสูญหายหรือมีการบิดเบือนไปจากข้อมูลที่ได้รับมาจากลูกค้าโดยตรง

Supplier
Tier 2
Supplier
Tier 1

Focal Firm
Customer
Tier 1
Customer
Tier 2


ระดับที่ 3 : Ultimate Supply Chain
จะเป็น Supply Chain ระดับสูงสุดที่ Mentzer ได้ให้คำจำกัดความไว้ คือเป็นกลุ่มของบริษัทที่เกี่ยวข้องกันทั้งที่อยู่ต้นทางและปลายทาง โดยการส่งผ่านสินค้า/บริการ จะเริ่มต้นจากผู้ผลิตรายแรกสุด (Initial Supplier) ไปจนถึงผู้บริโภคคนสุดท้าย (Ultimate Customer)







จากคำนิยามของ Mentzer พบว่าในทุกๆ Supply Chain ทั้ง 3 ระดับนั้น จะมี Focal Firm เป็นตัวกลางใน Chain นั้นๆ เสมอ ความหมายของ Focal Firm ก็คือ บริษัทที่อยู่ใน Supply Chain ที่มีอำนาจต่อรองสูงที่สุดใน Chain นั้นๆ และจะเห็นได้ว่า ยิ่งระดับของการบริหารโซ่อุปทานสูงขึ้นเท่าใด จำนวนของบริษัทที่มีความเกี่ยวข้องจะมีมากขึ้นเท่านั้น ซึ่งส่งผลให้การบริหารโซ่อุปทานมีความยุ่งยากมากขึ้น สำหรับในประเทศไทยส่วนใหญ่แล้วการจัดการโซ่อุปทานจะอยู่ในระดับ “Basic” และ “Extended” Supply Chain เท่านั้น ส่วนการจัดการโซ่อุปทานในระดับ “Ultimate” Supply Chain นั้น มีเพียงผู้ประกอบธุรกิจที่เป็นบริษัทข้ามชาติซึ่งรับเอาการบริหารจัดการของบริษัทแม่จากต่างประเทศเข้ามาใช้
1.2 คำนิยามของ Stock และ Lambert
นอกจากคำนิยาม Supply Chain ของ Mentzer แล้ว ก็ยังมีคำนิยามที่ใช้กันอย่างแพร่หลายของ Stock และ Lambert ที่กล่าวไว้ในปี 2544 ว่า โซ่อุปทานคือ การบูรณาการดัชนีการดำเนินธุรกิจจากลูกค้าคนสุดท้ายไปถึงผู้ผลิตรายแรกที่เกี่ยวกับเรื่องของจัดหาวัตถุดิบ สินค้า บริการ และข้อมูลทางการค้าที่ช่วยสร้างประโยชน์ส่วนเพิ่มให้แก่ลูกค้า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในระบบการค้านั้น โดย Stock และ Lambert ได้กำหนดดัชนีชี้วัดการดำเนินธุรกิจ ซึ่งประกอบไปด้วยกิจกรรมทางการค้า 8 กิจกรรม ได้แก่
· Customer Relationship Management
· Customer Service Management
· Demand Management
· Order Fulfillment
· Manufacturing Flow Management
· Supplier Relationship Management
· Product Development and Commercialization
· Return
การจัดการด้านอุปสงค์ (Demand Management) เพื่อสนองความต้องการ ผู้บริโภค
การบริหารงานด้านความต้องการของผู้บริโภคนั้น เป็นตัวแปรที่สำคัญที่จะกำหนดว่าแผนการบริหารงานนี้จะประสพผลสำเร็จหรือไม่ เนื่องจากถ้าความต้องการของผู้บริโภคเกิดการเปลี่ยนแปลงขึ้นมาโดยไม่คาดคิด จะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานในส่วนอื่นๆ ทั้งหมด ในการบริหารงานด้านความต้องการของผู้บริโภคนั้น ประกอบไปด้วย 4 ส่วนสำคัญ ดังต่อไปนี้
· พัฒนากลยุทธ์และศักยภาพ (Strategy & Capabilities)
· การบริหารความหลากหลายของสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพ (Optimise Assortments)
· การส่งเสริมการขายอย่างมีประสิทธิภาพ (Optimise Promotion)
· วิธีการนำเสนอสินค้าใหม่อย่างมีประสิทธิภาพ (Optimise Introductions)

3.2 การจัดการด้านอุปทาน (Supply Management) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพใน การดำเนินธุรกิจ
การจัดการด้านอุปทานนี้ ถือเป็นส่วนสำคัญไม่น้อยไปกว่าการจัดการด้านอุปสงค์ของผู้บริโภค การปรับปรุงกระบวนการจัดส่งสินค้า/การจัดเก็บสินค้า ซึ่งนำไปสู่การพัฒนาการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพ เพิ่มความน่าเชื่อถือในการจัดการและช่วยลดต้นทุนในส่วนคลังสินค้า ซึ่งการบริหารงานด้านอุปทานนี้ ประกอบไปด้วยส่วนต่างๆ 6 ส่วน ได้แก่
· ระบบการสั่งซื้อสินค้าโดยอัตโนมัติ (Automated Store Ordering)
· การจัดส่งและเติมสินค้าอย่างต่อเนื่อง (Continuous Replenishment)
· การเคลื่อนย้ายสินค้าในคลัง (Cross Docking)
· การประสานงานร่วมกับซัพพลายเออร์ (Integrated Suppliers)
· การดำเนินงานที่เป็นที่วางใจได้ (Reliable Operation)
· การผลิตที่สอดคล้องกับความต้องการของผู้บริโภค (Synchronised Production)

3.3 การพัฒนาและประยุกต์ใช้เทคโนโลยี (Enabling Technology)
การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางการค้า และการสื่อสารกันทางระบบอิเล็กทรอนิกส์ เป็นหนึ่งในเทคโนโลยีที่ช่วยให้การจัดส่งสินค้าและการเติมสินค้าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เช่นเดียวกับการที่ธุรกิจควรต้องทราบต้นทุนในการดำเนินงานในแต่ละกิจกรรมอย่างถูกต้อง รวมถึงต้นทุนจากการนำเทคโนโลยีมาใช้งาน ในปัจจุบันพบว่า กิจการต่างๆ ที่นำเทคโนโลยีมาใช้ในการติดต่อสื่อสารกับคู่ค้าสามารถปฏิบัติงานได้รวดเร็วขึ้นและลดข้อผิดพลาดจากการดำเนินงาน รูปแบบของระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่มีใช้อยู่ในปัจจุบัน ได้แก่
· การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange : EDI)
· การหักบัญชีและโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Fund Transfer : EFT)
· ระบบรหัสสินค้าและการจัดเก็บฐานข้อมูล (Item Coding and Database Maintenance)
· การหาต้นทุนกิจกรรม (Activity Based Costing : ABC)

4. แนวทางในการปรับปรุงเพื่อพัฒนาโซ่อุปทานและระบบโลจิสติกส์สำหรับธุรกิจค้าปลีก
ข้อเสนอแนะจากผลการศึกษาวิจัยเกี่ยวกับการดำเนินการเพื่อให้เกิดการพัฒนาระบบโซ่อุปทานธุรกิจค้าปลีกของประเทศ แบ่งออกเป็น 3 ส่วน ได้แก่ ข้อเสนอแนะสำหรับธุรกิจค้าปลีก ข้อเสนอแนะสำหรับหน่วยงานภาครัฐในฐานะผู้ส่งเสริมกิจการค้าปลีก ข้อเสนอแนะสำหรับหน่วยงานภาครัฐในฐานะผู้กำหนดนโยบายทางเศรษฐกิจและการค้า
4.1 แนวทางในการปรับปรุงเพื่อพัฒนาโซ่อุปทานและระบบโลจิสติกส์สำหรับธุรกิจค้าปลีก แบ่งการดำเนินงานออกได้เป็น 3 ระยะได้แก่
ระยะสั้น
4.1.1 สร้างความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับรูปแบบโซ่อุปทานและระบบโลจิสติกส์
4.1.2 บริหาร/ จัดการเติมสินค้าอย่างต่อเนื่อง เพื่อการบริหารความต้องการของลูกค้าและปริมาณสินค้าคงคลังให้มีความสมดุลย์
4.1.3 รวมยอดในการส่งสินค้า เพื่อให้เติมคันรถได้เร็วขึ้น เพื่อผู้ค้าปลีกจะได้ไม่ต้องแบกภาระการเก็บสินค้าคงคลังที่สูง เพื่อทดแทนความถี่ในการสั่งสินค้าที่ต่ำ
4.1.4 แลกเปลี่ยนข้อมูลทางการค้าที่รวดเร็วและแม่นยำ โดยเฉพาะข้อมูลสินค้าคงคลังและยอดส่ง/ยอดขายจากคลังสินค้า
4.1.5 บริหารการสั่งสินค้าให้คงที่ การที่มียอดสั่งและส่งสินค้าออกจากคลังสินค้าที่คงที่นั้น จะช่วยให้ผู้ผลิตสามารถส่งของได้อย่างต่อเนื่อง และไม่ต้องเก็บสินค้าคงคลังเผื่อไว้เป็นจำนวนมาก
4.1.6 ผลิตให้สอดคล้องกับอุปสงค์ จะช่วยลดต้นทุนในการผลิต ช่วยให้มีกระบวนการผลิตที่เชื่อถือได้ และปรับปรุงการวางแผนในการคาดคะเนยอดขายได้
ระยะกลาง
การจัดตั้งทีมงานที่ปรึกษาเพื่อผู้ประกอบการค้าปลีกโดยเฉพาะ เพื่อให้ข้อแนะนำในการดำเนินธุรกิจค้าปลีก รวมทั้งให้ข้อมูลข่าวสารที่จำเป็นต่อผู้ประกอบการเพื่อที่จะสามารถปรับตัวได้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงในธุรกิจค้าปลีกที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา

ระยะยาว
พัฒนาด้านอุปทาน ซึ่งจะนำมาถึงการลดต้นทุนได้มาก ได้แก่ การเติมสินค้าอย่างต่อเนื่อง การผลิตเพื่อให้ตรงกับความต้องการ การโยกย้ายสินค้าในคลัง และการรวมตัวกันระหว่างผู้ผลิตกับผู้ค้าวัตถุดิบ
4.2 แนวทางในการส่งเสริมและสนับสนุนจากภาครัฐสำหรับธุรกิจค้าปลีก
เช่นเดียวกับแนวทางการพัฒนาสำหรับธุรกิจค้าปลีก แนวทางในการส่งเสริมและสนับสนุนจากภาครัฐสำหรับธุรกิจค้าปลีก แบ่งการดำเนินงานออกได้เป็น 3 ระยะได้แก่
ระยะสั้น
รวมคำสั่งซื้อระหว่างผู้ค้าปลีกขนาดเล็กโดยผ่านหน่วยงานจากภาครัฐ
ระยะกลาง
ภาครัฐควรมีมาตรการสนับสนุนด้านการเงินแก่ผู้ประกอบธุรกิจค้าปลีกขนาดเล็ก เช่น ให้สิทธิพิเศษแก่ผู้ประกอบการสามารถกู้เงินได้ในอัตราดอกเบี้ยที่ต่ำ และระยะเวลาการผ่อนชำระนาน โดยภาครัฐควรจะกำหนดเงื่อนไขต่างๆ อย่างชัดเจน เช่น คุณสมบัติของผู้ประกอบการ วงเงินที่จัดสรรให้กับผู้ประกอบการ และระยะเวลาคืนทุน
ระยะยาว
ภาครัฐควรปรับเปลี่ยนรูปแบบการจัดเก็บภาษี โดยออกมาตรการในการจัดเก็บภาษีให้เหมาะสมกว่าเดิม กล่าวคือ กิจการค้าปลีกสมัยใหม่ที่ตั้งอยู่ในพื้นที่ใด ก็ควรที่จะชำระภาษีให้กับท้องที่นั้น เพื่อให้เกิดความเท่าเทียมกันในการจัดเก็บภาษี
4.3 มาตรการและบทบาทของหน่วยงานภาครัฐในระดับนโยบาย ในการเพิ่มขีดความสามารถทางด้านโซ่อุปทานและระบบโลจิสติกส์
ปัจจุบันภาครัฐให้เริ่มให้ความสำคัญกับการจัดการด้านโซ่อุปทานและโลจิสติกส์ ในฐานะที่เป็นตัวที่จะเพิ่มขีดความสามารถทางการแข่งขันให้กับประเทศได้ ดังจะเห็นได้จากการที่รัฐบาลมีการกำหนดทิศทางการพัฒนาระบบโลจิสติกส์ของประเทศ โดยมีแผนแม่บทโลจิส ติกส์ (Strategic Mapping) ซึ่งจะกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบให้แก่หน่วยงานที่เกี่ยวข้องในการพัฒนาด้านโลจิสติกส์ของประเทศ เพื่อที่จะให้ประเทศไทยเป็นศูนย์กลางโลจิสติกส์ในภูมิภาคอินโดจีน โดยจะต้องบรรลุวัตถุประสงค์ 3 ประการด้วยกันได้แก่ Responsiveness , Security & Reliability และ Cost Efficiency
องค์ประกอบสำคัญที่เกี่ยวข้องในการพัฒนาด้านโลจิสติกส์ของประเทศ ได้แก่
· Enabling Environment ปัจจัยที่ช่วยส่งเสริมการพัฒนาด้านโลจิสติกส์
· Logistics Activities ด้านต่างๆ โดยเฉพาะด้านโครงสร้างพื้นฐาน
· การพัฒนา Logistics Service Provider
· การพัฒนาเทคโนโลยีและฐานข้อมูล
การพัฒนาดังกล่าวย่อมที่จะส่งผลดีต่อทุกธุรกิจภายในประเทศ สำหรับในธุรกิจค้าปลีกนั้น แผนนโยบายดังกล่าว เป็นการส่งเสริมธุรกิจค้าปลีกในทางอ้อม ไม่ว่าจะเป็นการผ่อนผันในกฎระเบียบและมาตรการต่างๆ ให้เอื้ออำนวยต่อการพัฒนาด้านโลจิสติกส์มากขึ้น การพัฒนาโครงสร้างพื้นฐานให้มีประสิทธิภาพ การพัฒนาความรู้ความเข้าใจให้แก่บุคลากร การพัฒนาและเชื่อมโยงเครือข่ายข้อมูลต่างๆ ซึ่งธุรกิจค้าปลีกจะได้รับผลดีในแง่ของต้นทุนสินค้าที่อาจจะลดต่ำลง อันเนื่องมาจากระบบโครงสร้างพื้นฐานที่มีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตามแผนพัฒนาดังกล่าว จะเกิดผลเป็นรูปธรรมจะต้องใช้เวลามากกว่า 1 –2 ปี

5. ข้อเสนอแนะในการประยุกต์รูปแบบโซ่อุปทานและระบบโลจิสติกส์เพื่อพัฒนาการกระจายสินค้าหนึ่งตำบลหนึ่งผลิตภัณฑ์
ปัจจุบันการส่งผ่านของสินค้าจากผู้ผลิตไปยังผู้บริโภคนั้น ส่วนใหญ่แล้วสินค้าจะต้องผ่านคนกลางก่อนที่จะถึงผู้บริโภค ซึ่งตัวผู้ผลิตเองส่วนใหญ่ก็มีความต้องการที่จะผลิตสินค้าเพื่อขายให้กับผู้บริโภคโดยตรง แต่เนื่องจากการที่ผู้ผลิตขาดความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับช่องทางการจัดจำหน่าย การทำการตลาด ทำให้ไม่สามารถดำเนินการกระจายสินค้าด้วยตนเองได้ ดังนั้นในการกระจายสินค้าจึงเกิดคนกลางขึ้น ซึ่งบุคคลเหล่านี้มีความรู้ความเข้าใจในการที่จะกระจายสินค้าไปยังผู้บริโภค บุคคลเหล่านี้มีการติดต่อกับลูกค้าโดยตรงไม่ว่าจะเป็นชาวไทยหรือต่างประเทศ รวมทั้งมีสถานที่ในการจัดตั้งแสดงสินค้า เพื่อขายสินค้าให้กับผู้บริโภคโดยตรง ดังนั้นรูปแบบของการกระจายสินค้าในปัจจุบัน ผู้ผลิตที่ไม่มีศักยภาพเพียงพอ ก็มีหน้าที่ในการผลิตสินค้าเพียงอย่างเดียว ส่วนหน้าที่ในการกระจายสินค้าให้กับผู้บริโภคนั้นก็เป็นหน้าที่ของคนกลางทั้งหลายที่มีความรู้ความเข้าใจ รวมทั้งเงินทุนที่มากกว่า
อย่างไรก็ตาม การที่จะพัฒนาการกระจายสินค้าให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นนั้น ควรปล่อยให้ช่องทางการจัดจำหน่ายระหว่าง ผู้ผลิต – คนกลาง – ลูกค้า นั้น เป็นไปตามกลไกของตลาด แต่ในช่องทางอื่นสามารถพัฒนาการกระจายสินค้าให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ ได้แก่
5.1 ผู้ผลิต – งานแสดงสินค้า – ลูกค้า
สำหรับช่องทางการจัดจำหน่ายในรูปแบบนี้ เป็นนโยบายโดยตรงจากภาครัฐในการส่งเสริมสนับสนุนผู้ประกอบการ ทำให้ผู้ประกอบการสามารถติดต่อกับลูกค้าโดยตรงมากขึ้น ในปัจจุบันภาครัฐได้มีการสนับสนุนผู้ประกอบการในส่วนนี้แล้ว ไม่ว่าจะเป็นการแสดงสินค้าทั้งในและต่างประเทศ
5.2 ผู้ผลิต – E-Commerce – ลูกค้า
ในช่องทางการจัดจำหน่ายแบบนี้ จะช่วยส่งเสริมให้ผู้ประกอบการสามารถที่จะติดต่อกับลูกค้าได้โดยตรง โดยเฉพาะอย่างยิ่งลูกค้าชาวต่างประเทศ อย่างไรก็ตามภาครัฐจำเป็นที่จะต้องสนับสนุน ในลักษณะของ
· ให้ความรู้ความเข้าใจแก่ผู้ประกอบการในการทำการค้า โดยผ่านช่องทางการจัดจำหน่ายแบบนี้ ไม่ว่าจะเป็นการอบรมการใช้คอมพิวเตอร์ การใช้โปรแกรมต่างๆ
· ภาครัฐจะต้องมีการส่งเสริมหรือเผยแพร่เว็บไซต์ต่างๆ ให้แก่ลูกค้าทั้งชาวไทยและต่างประเทศได้รับทราบ
· การสร้างความรู้ความเข้าใจให้แก่ผู้ประกอบการด้านขั้นตอนการส่งออกต่างๆ
ช่องทางการจัดจำหน่ายแบบนี้ เป็นช่องทางที่มีศักยภาพสำหรับผู้ประกอบการ การร่วมมือกันพัฒนาระหว่างภาครัฐและผู้ประกอบการ จะช่วยให้ผู้ประกอบการมีช่องทางในการกระจายสินค้าได้มากขึ้น
5.3 แนวคิด Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment (CPFR) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและขีดความสามารถ ของระบบโซ่อุปทานและโลจิสติกส์สินค้าหนึ่งตำบลหนึ่งผลิตภัณฑ์
ปัจจุบัน การจัดการโซ่อุปทานได้กลายเป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญในการสร้างความได้เปรียบเชิงแข่งขันของกิจการ โดยการนำสินค้าและบริการไปตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างทันเวลา น่าเชื่อถือ และมีค่าใช้จ่ายโดยรวมต่ำที่สุด จากความสำคัญดังกล่าวได้ทำให้เกิดการประสานความร่วมมือกันระหว่างสมาชิกที่อยู่ในโซ่อุปทาน เพื่อปรับปรุงการจัดการโซ่อุปทานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น อันเป็นที่มาของแนวคิด Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment หรือ CPFR ซึ่งเป็นความร่วมมือในการวางแผน การพยากรณ์ และการเติมเต็มสินค้าของผู้ค้าปลีกและผู้ผลิต
Voluntary Interindustry Commerce Standards Association (VICS) ได้ให้คำนิยามที่เป็นทางการสำหรับ Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment (CPFR) ว่าเป็นเทคนิคการร่วมมือกัน โดยเป็นการสร้างรูปแบบกระบวนการที่เป็นทางการสำหรับคู่ค้า ทั้ง 2 ฝ่าย ที่ตกลงในการร่วมกันวางแผน พยากรณ์ยอดขาย สอดส่องดูแลความสำเร็จผ่านการเติมเต็มสินค้า จดจำ และตอบสนองต่อสิ่งยกเว้นต่างๆ ที่เกิดขึ้น

CRM คือ อะไร
เมื่อเราพูดถึง CRM หรือ Customer Relatoinship Management เป็นคำที่พวกเราซึ่งอยู่ในแวดวงการค้า ธุรกิจการค้าการตลาด ได้ยินคำนี้กันอยู่บ่อยๆ ในช่วง 2-3 ปี ที่ผ่านมาแสดงให้เห็นว่าทุกคนหันมาสนใจในการให้บริการลูกค้า ให้ดีกว่าเดิม CRM คือ อะไร? มีคำถามมากมาย...สำคัญกับธุรกิจอย่างไร? เรามาหาคำตอบกัน..ครับสิ่งแรกที่สำคัญที่สุด อยู่ที่การทำความเข้าใจว่า CRM คืออะไร CRM ในความหมายทั่วไป คือ กระบวนการจัดการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า ซึ่งนั่นไม่ใช่สิ่งใหม่ ที่เพิ่งเกิดขึ้น แต่เพิ่งจะได้รับการกล่าวถึง และนำมาใช้ในยุคนี้ เกือบทุกองค์กรจะนำ CRM เข้ามาใช้โดยอาจอยู่ภายในหนึ่ง แผนกหรือมากกว่านั้น ซึ่งอาจจะเป็นการเก็บประวัติการณ์ให้บริการ ลูกค้าของแผนกดูแลลูกค้า โดยการบันทึกความคิดเห็นของ ลูกค้า หรือข้อมูลที่ลูกค้าต้องการเพิ่มเติม ซึ่งสิ่งที่ได้มีการเปลี่ยนแปลงเมื่อไม่นานมานี้ คือ ผลกระทบ ของเทคโนโลยีใหม่ๆ ต่อกระบวนการบริหารลูกค้าที่เห็น ได้ชัดเจน คือการใช้เทคโนโลยีในการเก็บรวบรวมฐานข้อมูล ลูกค้าในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (การจัดเก็บในคอมพิวเตอร์) หรือการนำศูนย์บริการข้อมูลทางโทรศัพท์ (Call Center) เข้ามาสนับสนุนการทำงาน ระบบที่มีความทันสมัยส่วนใหญ่ จะมีความสามารถในการ จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าได้จำนวนมาก และจะเป็นเครื่องมือใน การรวบรวมข้อมูลทั้งหมด ไว้ที่ส่วนกลาง เพื่อความสะดวกในการ ใช้งานขององค์กร ข้อมูลที่เก็บไว้สามารถนำมาใช้เป็นประโยชน์ ในโอกาสต่างๆ เช่น เมื่อลูกค้าติดต่อกับองค์กรในครั้งล่าสุดเมื่อใด, เป็นการติดต่อในเรื่องอะไร, มีการแก้ไขปัญหานั้นอย่างไร และใครเป็นผู้รับผิดชอบดูแลลูกค้ารายนั้น
CRM ไม่ใช่สิ่งใหม่ ที่เพิ่งเกิดขึ้น แต่เพิ่งจะได้รับการกล่าวถึง และนำมาใช้ในยุคนี้
คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ CRM คือ ความสามารถในการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว และสามารถในการประเมินความต้องการ ของลูกค้าล่วงหน้าได้ เพื่อให้การ ปฏิบัติงาน สามารถเข้าถึงความต้องการของลูกค้าได้สูงสุด ยิ่งไปกว่านั้น การทำงานของ CRM ยังรวมถึงลักษณะเฉพาะ ที่โดดเด่นอีกจุดหนึ่ง นั่นคือการอำนวยความสะดวกให้ลูกค้า ในการรับข้อมูลที่ตัวเองสนใจ และทันต่อเหตุการณ์ เช่น ระบบ CRM สามารถแจ้งให้เจ้าของ รถยนต์ทราบล่วงหน้าว่า รถของพวกเขาถึงเวลาอันสมควร ที่จะได้รับการตรวจเช็คจากศูนย์บริการ โดยระบบจะทราบถึงรายละเอียด ของข้อมูลลูกค้าเพื่อใช้ ในการติดต่อ รวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับตัวรถ จดหมายแจ้งลูกค้า จะถูกส่งไปตามที่อยู่ที่ เก็บบันทึกไว้ในช่วงเวลาที่กำหนด โดยมีรายละเอียดเกี่ยวกับการเข้ารับบริการตรวจเช็ครถคัน ดังกล่าว รวมถึงการเพิ่มความสะดวกให้แก่ลูกค้า ด้วยการแนะนำศูนย์บริการที่ใกล้ที่สุดให้ กระบวนการ CRM นี้ไม่ได้เป็นสิ่งใหม่ๆ ที่เพิ่งเกิดขึ้น จะเห็นได้ว่าบริษัทผลิตรถยนต์ได้ใช้ระบบนี้ เพื่อสร้าง ความสัมพันธ์กับลูกค้าเป็นประจำอย่างสม่ำเสมอ อาจจะเป็นทุกๆ ปี หรือทุกๆ ครึ่งปี ขึ้นอยู่กับนโยบายของแต่ละบริษัท ในปัจจุบันด้วยเทคโนโลยีที่ล้ำหน้าและการพัฒนาของ ซอฟต์แวร์ได้ช่วยอำนวยความสะดวก ให้องค์กรสามารถเก็บ รวบรวมข้อมูลลูกค้าได้อย่างมีระบบและนำมาใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ข้อได้เปรียบที่เห็นได้อย่างชัดเจน คือ ระบบการทำงาน ที่มีการนำเทคโนโลยีเข้ามาสนับสนุน ซึ่งมีความเที่ยงตรงกว่า การบริหารโดยคน และยังสามารถแสดงให้เห็นถึงทิศทาง และแนวโน้มในเรื่องต่างๆ อย่างชัดเจน เช่น อัตราการเติบโตของลูกค้า, ความจำเป็นที่จะต้องหาพนักงานใหม่ และ การฝึกฝนทีมงาน และที่สำคัญที่สุดคือ ความสามารถในการให้บริการอย่างมีประสิทธิภาพบทความนี้ เราเข้าใจเกี่ยวกับคำว่า CRM แล้ว

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจกลุ่ม DSS
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม (Group Decision Support Systems)เหตุการณ์มากมายที่เกิดขึ้นกับองค์กร จำเป็นต้องอาศัยการตัดสินใจร่วมกันเป็นกลุ่มซึ่งการตัดสินใจของคณะบริหารในอดีตที่ผ่านมานั้น ต้องมีการนัดประชุม ณ สถานที่แห่งเดียวกัน และในเวลาเดียวกันเท่านั้น ซึ่งต้องสิ้นเปลืองเวลาและค่าใช้จ่ายเป็นอย่างมาก อีกทั้งผลลัพธ์ของการประชุม ได้ไม่ดีเท่าที่ควรการพัฒนา DSS ในช่วงแรกมีจุดประสงค์ เพื่อช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ ของผู้ใช้แต่ละคนในการตัดสินปัญหาต่างๆ ต่อมาในช่วงทศวรรษ 1980 ได้มีนักวิชาการที่สนใจศึกษาเกี่ยวกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการหลายท่านริเริ่มแนวความคิดที่จะนำ DSS เข้ามาช่วยสนับสนุนการตัดสินใจของกลุ่มหรือองค์การ เนื่องมาจากในปัจจุบันการตัดสินใจปัญหาส่วนใหญ่ภายในแต่ละองค์การมักจะใช้ความเห็นของคณะกรรมการหรือคณะทำงานเป็นหลัก เพราะปัญหาจะมีความซับซ้อน ทำให้บุคคลเพียงคนเดียวไม่สามารถพิจารณาอย่างรอบคอบและทำการตัดสินใจได้อย่างสมบูรณ์ความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่มHuber (1984) ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม หมายถึง การผสมผสานการใช้งานระหว่าง ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ ภาษา และกระบวนการเพื่อการสนับสนุนการประชุมกลุ่มคนที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจต่อเหตุการณ์ใดเหตุการณ์หนึ่งDeSanctis, Gallupe (1987) ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม หมายถึง ระบบที่มีปฏิสัมพันธ์ด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะอำนวยความสะดวกให้กลุ่มคนในเรื่องของการตัดสินใจแก้ไขปัญหาที่ไม่มีโครงสร้าง ดังนั้น องค์ประกอบของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม จึงต้องประกอบด้วย ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ ผู้ใช้ และกระบวนการที่ใช้สนับสนุนการดำเนินการประชุม จนสามารถทำให้การประชุมเป้นไปด้วยดีดังนั้น ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม จึงต้องประกอบไปด้วยเครื่องมือชนิดอื่นๆ อีกมากมายที่จะอำนวยความสะดวกให้ผู้ร่วมตัดสินใจได้ เพิ่มความรวดเร็วในการตัดสินใจ และใช้งานร่วมกันได้ลักษณะของระบบสนันสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม1. เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบขึ้นโดยเฉพาะ ซึ่งไม่ใช่การนำองค์ประกอบต่างๆ ที่มีอยู่แล้ว มาประยุกต์ใช้แต่จะต้องสร้างขึ้นมาใหม่จึงจะเรียกว่าเป็นระบบ GDSS2. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม ถูกออกแบบมาโดยมีเป้าหมายเพื่อปรับปรุงกระบวนการตัดสินใจขององค์ประชุม3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจอาจถูกออกแบบมาเพียงเพื่อต้องการแก้ปัญาหาเฉพาะหน้า หรือแก้ไขปัญหาทั่วไปก็ได้4. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจจะต้องง่ายต่อการเรียนรู้ และใช้งานได้สะดวก อีกทั้งยังอาจให้ความหลากหลายกับผู้ใช้ในแต่ละระดับที่เกี่ยวข้องกับความรู้ การประมวลผล และการสนับสนุนการตัดสินใจ5. มีกลไกที่ให้ผลในเรื่องการปรับปรุงจุดบกพร่องที่เกิดจกพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมประชุม เช่นการขจัดความขัดแย้งในที่ประชุม6. ระบบจะต้องออกแบบให้มีความสามารถในการกระตุ้นให้เกิดกิจกรรมต่างๆ เช่น กระตุ้นให้เกิดความคิดสร้างสรรค์สามารถกล่าว โดยสรุปว่า ระบบสนับสนุนการตัดสินใจสำหรับกลุ่ม (Group Decision Support Systems) หรือที่เรียกว่า GDSS เป็นระบบสนับสนุนการตัดสินใจที่ถูกพัฒนาขั้นมา เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการตัดสินใจของกลุ่ม การที่ GDSS จะถูกนำมาใช้อย่างประสบความสำเร็จต้องขึ้นอยู่กับองค์ประกอบที่สำคัญ 3 ประการ1. อุปกรณ์ (Hardware) ที่ได้รับการออกแบบให้สอดคล้องกันตามหลัก “การยศาสตร์ (Ergonomics)” จะมีส่วนช่วยอย่างมากในการสร้างความสอดคล้องระหว่างอุปกรณ์และผู้ใช้ในการทำงาน โดยผู้ออกแบบควรคำนึกถึงรายละเอียดต่างๆ ตั้งแต่ ห้องประชุม โต๊ะ เก้าอี้ เครื่องฉายภาพ คอมพิวเตอร์2. ชุดคำสั่ง (Software) ต้องมีลักษณะเหมาะสมในการรวบรวมและนำเสนอข้อมูล บ่งชี้ความจำเป็่นก่อนหลังในการตัดสินปัญหาต่างๆ ช่วยส่งเสริมการแสดงความคิดเห็น เพื่อที่จะหาข้อสรุปของปัญหา โดยที่เราอาจจเรียกชุดคำสั่งสำหรับ GDSS แบบกลุ่มว่า "ชุดคำสั่งสำหรับกลุ่ม (Group Ware)" ซึ่งประกอบด้วย แบบสอบถามอิเล็กโทรนิกส์ (Electronic Questionnaire) ระบบรวบรวมและจัดระบบความคิด (Idea Organizer) เครื่องมือระดมความคิดทางอิเล็กโทรนิกส์ (Electronic Brainstorming Tool) เครื่องมือช่วยกำหนดนโยบาย (Policy Formation Tool) และพจนานุกรมสำหรับกลุ่ม (Group Dictionaries)3. บุคลากร จะรวมถึงสมาชิกของกลุ่มตลอดจนผู้สนับสนุนในด้านต่างๆ ที่ทำให้การทำงานและการตัดสินใจของกลุ่มดำเนินไปอย่างเรียบร้อย โดยบุคลากรเหล่านี้จะต้องมีความเข้าใจเกี่ยวกับ DSS และศักยภาพของเทคโนโลยีสารสนเทศในระดับหนึ่งพัฒนาการของเทคโนโลยี GDSS ได้ส่งผลกระทบต่อการทำงานขององค์การ โดยช่วยขยายบทบาทของระบบคอมพิวเตอร์จากการเก็บรวบรวมและการประมวลผลข้อมูล เป็นการสนับสนุนการสื่อสาร และการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างบุคคล ซึ่งมีบทบาทสำคัญต่อการประสานงาน และสร้างความมั่นใจว่าสมาชิกแต่ละคนมีความเข้าใจและมีส่วนร่วมในกิจกรรมขององค์การ ประการสำคัญ GDSS ช่วยพัฒนาให้การดำเนินงานขององค์การก้าวหน้ากว่าในอดีต เช่น ช่วยให้สมาชิกที่อยู่ห่างไกลกันสามารถร่วมงานกัน ช่วยให้การรวบรวมและจัดองค์ความรู้ขององค์การมีประสิทธิภาพ เป็นต้นประโยชน์ของ GDSSเมื่อมีการเริ่มการพัฒนาระบบ GDSS มีผู้กล่าวถึงผลกระทบของเทคโนโลยีที่มีต่อการดำเนินงานขององค์การ เช่นห หนังสือพิมพ์ Wall Street Journal ได้ลงบทความเกี่ยวกับ DSS และชุดคำสั่ง สำหรับกลุ่มว่า จะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของธุรกิจ โดยเฉพาะการลดขั้นตอนและลำดับขั้นในองค์การ ซึ่งจะมีทั้งข้อดีและข้อเสียแก่ธุรกิจและสมาชิกขององค์การ จากการศึกษาพบว่า GDSS มีส่วนช่วยส่งเสริมการปฏิบัติงานเป็นกลุ่ม ดังต่อไปนี้1. ช่วยในการเตรียมความพร้อมในการประชุม2. มีการจัดเตรียมข้อมูลและสารสนเทศที่เหมาะสมในการประชุม3. สร้างบรรยากาศในการร่วมมือกันระหว่างสมาชิก4. สนับสนุนการมีส่วนร่วมและกระตุ้นการแสดงความคิดเห็นของสมาชิก5. มีการจัดลำดับความสำคัญก่อนหลังของปัญหา6. ช่วยให้การประชุมบรรลุผลในระยะเวลาที่สมควร7. มีหลักฐานการประชุมแน่ชัดเราจะเห็นได้ว่า GDSS สามารถที่จะช่วยเพิ่มความสามารถ ประสิทธิภาพ และประสิทธิผลในการทำงานของกลุ่ม โดยที่กลุ่มจะประหยัดเวลาในการตัดสินใจ ตลอดจนช่วยลดจำนวนครั้งในการะประชุม ซึ่งจะส่งผลให้สมาชิกของกลุ่มสามารถใช้เวลาไปทำกิจกรรมอื่นที่เป็นประโยชน์ต่อองค์การได้ นอกจากนี้ GDSS ยังช่วยให้ผลการประชุมมีความถูกต้องและความน่าเชื่อถือมากขึ้นปัจจุบันหลายองค์การเริ่มตระหนักถึงประโยชน์ประการสำคัญของ GDSS คือ การรวบรวมความรู้และความเชี่ยวชาญจากสมาชิกในส่วนต่างๆขององค์การ เพื่อร่วมแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น ตลอดจนส่งเสริมการถายทอดความรู้ ประสบการณ์ และความชำนาญระหว่างสมาชิก ดังจะเห็นได้จากบริษัทระดับโลก (Global Firm) และบริษัทที่ปรึกษาทางธุรกิจ (Business Consulting Firm) ขนาดใหญ่ที่มีกิจกรรมครอบคลุมไปทั่วโลกจะติดตั้ง GDSS ไว้ในท้องที่ต่างๆ เพื่อช่วยการตัดสินใจและแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างสมาชิกที่อยู่ห่างไกลกัน ซึ่งจะทำให้องค์การสามารถใช้ความรู้และความชำนาญของสมาชิกอย่างเต็มความสามารถ ซึ่งสอดคล้องกับหลักการของ "องค์การเรียนรู้ (Learning Organization)" ที่องค์การต้องเรียนรู้ผ่านการประสานงาน การแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์และพัฒนาทรัพยากรบุคคลอย่างต่อเนื่องสรุปการตัดสินใจของผู้บริหารมีผลต่อประสิทธิภาพในการดำเนินงาน ความมั่งคง และพัฒนาการขององค์การ เนื่องจากผู้บริหารจะต้องตัดสินใจจัดสรรทรัพยากรขององค์การที่มีอยู่อย่างจำกัด เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการใช้งาน